1.コミュニケーション能力とは

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コミュニケーション能力とは、対人関係において自分の考えや意見を相手に分かりやすく伝え、お互いの意思疎通を行うための能力です。

ビジネスにおいて、コミュニケーション能力が重視される場面は多く「伝える力」「傾聴力」「交渉力」の以下3つのスキルが必要とされています。

 

＜伝える力＞

「伝える力」とは、自分が伝えたいことを相手の理解度に合わせて論理的に話せるスキルです。

相手が自分の話を理解できているのか？ということも大切ですが、自分が相手に伝えようとしている内容を理解できているのかという点が重要になります。

 

＜傾聴力＞

「傾聴力」は、心理学のカウンセリングなどでも用いられますが、ビジネスシーンでも使われるスキルです。

相手の気持ちに寄り添いながら話しを聞き、深く理解することでコミュニケーションを円滑するためのスキルです。

 

＜交渉力＞

「交渉力」とは、立場や利害関係の異なる相手と、お互いが納得できるまで話し合える力になります。

交渉において注意したいことが「勝ち負けがあるわけではない」ということです。

 

お互いが「相互利益」を得られるように、相手の立場や要求を理解し、自分の要求についてもうまく伝えて、Win-Winの関係にすることが交渉におけるゴールとなります。

 

特に営業職や接客業などは、直接顧客と接する機会も多い職種のため、上記3つのスキルが高いほど仕事で成果を上げやすくなります。

社会生活で良好な人間関係を築いていくためにも、コミュニケーション能力は必須のスキルといえるでしょう。

 

 

 

2.コミュニケーションの種類

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コミュニケーション能力は「言語コミュニケーション」と「非言語コミュニケーション」に分けられます。

この章では2つの特徴などについて解説します。

 

言語コミュニケーション

言語コミュニケーションは、話す側が「言葉」を使って相手と会話することです。

話す側は、相手の意思などを尊重しながら、分かりやすい言葉で自分の考えや心情を伝えるようにします。

 

言語コミュニケーションにおいては、自分と相手の価値観が異なる場合もあるため、少しずつ距離を縮められるように会話のキャッチボールを大事にしましょう。

また、言葉の正確性や論理性を重視するだけではなく、例え話なども交えたり伝え方を工夫すると相手が自分の話しに耳を傾けやすくなります。

 

注意点として、自分だけが一方的に話している状況にならないようにして、相手の話しも聞く姿勢を意識して円滑なコミュニケーションをとるようにしましょう。

特に初対面の相手が話している時は、会話を繋いでいくためにも、口を挟まず最後まで話し聞き、リラックスできる雰囲気作りが大切です。

 

 

非言語コミュニケーション

非言語コミュニケーションは、言葉以外で意思を伝達するコミュニケーションになります。

例えば海外旅行などに行った時、現地では日本語が通じないため、身振り手振りや表情などでなんとか自分の意思を伝えたという経験をした人もいるのではないでしょうか。

 

非言語コミュニケーションはノンバーバル・コミュニケーションとも呼ばれ、具体的には「口調」「ジェスチャー」「仕草」などを指し、言語コミュニケーションでは伝えきれない部分を補完できる点が特徴です。

非言語コミュニケーションには「メラビアンの法則」という概念があり、1971年にアメリカの心理学者アルバート・メラビアンによって提唱されました。

 

メラビアンの法則は「言語情報(Verbal)」「聴覚情報(Vocal)」「視覚情報(Visual)」といった3つの要素に分けて語られ、それぞれの単語の頭文字をとって「3Vの法則」とも呼ばれます。

「メラビアンの法則(3Vの法則)」によると、3つの情報は以下の割合で相手に影響を与えるとされています。

 

情報	概要	影響を与える割合
視覚情報(Visual)	身なり、表情、視線、仕草	55%
聴覚情報(Vocal)	声のトーン、話すスピード、口調	38%
言語情報(Verbal)	言葉の意味、話しの内容	7%

 

つまり、聞き手は「どんな内容の話しだったか」というより、話し手の「第一印象」や「話し方」の方を記憶に残しやすいのです。

相手に自分の考えや気持ちが正確に伝わらないと感じる場合は、表情や視線、声のトーン、話すスピードなどを一度見直してみるとよいでしょう。

 

 

 

3.ビジネスコミュニケーション能力が高い人の特長

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ビジネスコミュニケーション能力が高い人には、いくつか特長がありますので詳しく解説します。

 

聞き上手である

ビジネスコミュニケーション能力が高い人は、自分だけ一方的に喋ろうとはせず、聞き手に回ることも忘れません。

コミュニケーションにおいて、お互いの会話のキャッチボールが重要であることを理解しており、相手のペースや心情を読み取りながら話しを進めていきます。

 

聞き上手になるには、相手の話しを聞いているだけではなく、質問をして相手が自分の考えなどを話しやすくなるような雰囲気作りを意識することです。

ビジネスシーンにおいて聞き上手は業務を円滑に進めるために役立つので、相手の立場や視点になってコミュニケーションをとるようにしましょう。

 

 

結論を先に話し簡潔に伝える

ビジネスシーンで「結論を先に伝えること」を意識している人は、コミュニケーション能力が高いです。

結論を先に伝えることで相手に余計な負担を与えることなく、話しの内容を簡潔に伝えられます。

 

話しが分かりにくい人の特徴に、話の要点やコミュニケーションの目的を見失っており、計画的な会話ができない、何を伝えたいのかわからないという点が挙げられます。

つまり、「思いつき」だけで話しており、結果として相手からは「結論は何が言いたいのか？」と疑問に思われてしまいます。

 

ビジネスシーンにおいて、結論を先に伝えることは基本的なマナーです。

上司への提案や会議でプレゼンを行う際でも「どのように伝えれば理解してもらえるか？」といった点を考え、事前に話す内容をきちんと整理する習慣を身につけておきましょう。

 

 

具体的な数字を用いて説明する

ビジネスコミュニケーション能力が高い人は、相手に明確なことを伝えるために「数字」を用いて定量的に説明します。

「今日中に」「すぐに」「早めに」「もう少し」「簡単な」など定性的な形容詞や副詞を使って相手に伝えるとお互いの解釈が一致しないこともあるでしょう。

 

例えば、あなたが「今日中に資料の作成をお願いします」と相手に伝えたとします。

この場合、あなたは「勤務が終わる時間の17:00まで」という意図で「今日中」と伝えていても、相手は「日付が変わる深夜0:00まで」を期限としている可能性もあります。

 

上記の例では、解釈違いを防ぐためにも「今日中」ではなく「17:00まで」と明確な期限を伝えることが重要です。

別の例では、すぐに対応できない状況で日頃からお世話になっている取引先から電話がかかってきた時に「すみません、すぐに折り返しますので」と伝えて電話を切るのは望ましくありません。

 

「すぐに」に対する解釈が5分後か10分後なのか曖昧になっており、取引先に不快な思いをさせてしまう場合があります。

期限や所要時間、進捗などに関することを相手に伝える場合は、誤解やトラブルを招かないためにも明確な「数字」を示すようにしましょう。

 

 

コミュニケーションに関する目標を決めて行動する

ビジネスコミュニケーション能力が高い人の特徴に、ビジネスにおけるコミュニケーションの目的や目標を見失わない点があります。

その場を和ませるコミュニケーションも必要ですが、ビジネスでは業務を円滑に進めるためのコミュニケーションが優先されます。

 

ビジネスシーンにおいては、お互いに課題や問題を解決するためにコミュニケーションをとり、仕事で成果を上げることなどを目標としましょう。

トラブルが発生した場合は、原因を探るためにコミュニケーションをとり、解決することを目標とします。

 

課題の解決や問題に対する結論を前提としないコミュニケーションは、ビジネスシーンにおいてあまり有意義とはいえません。

ただし、モチベーションを維持するため、必要な範囲の息抜きを目的としたコミュニケーションは適度にとるようにしましょう。

 

文章のコミュニケーションがあまり得意ではない方は以下関連記事もご一読ください。

 

 

 

 

4.ビジネスコミュニケーション能力を高める3つのメリット

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ビジネスコミュニケーション能力を高める3つのメリットについて詳しく解説します。

 

ビジネスコミュニケーション能力メリット①仕事の精度が高まる

ビジネスコミュニケーション能力には、仕事の精度が高まるメリットがあります。

例えば上司から資料作成を頼まれた場合、ビジネスコミュニケーション能力が高い人は以下の点を整理します。

 

 

上記のことを考え、上司の意図に沿った資料作成をすることで、提出した際に一発でOKをもらえる確率を上げていくのです。

ビジネスコミュニケーション能力は「伝える能力」だけではなく、相手の取り巻く状況などを「想像する力」も必要とされます。

 

仕事の品質を評価するのは「相手」になりますので、自分の視点ではなく相手の立場、役割、背景などを考えて仕事の精度を高めていきましょう。

また、考えることも大切ですが自分が附に落とせるまで相手は何を求めているのか聞くこともビジネス上でのコミュニケーションでは大切です。

 

 

ビジネスコミュニケーション能力メリット②仕事の生産性が高まる

ビジネスコミュニケーション能力を高めて、相手と正確な意思疎通ができれば仕事の生産性を上げられます。

業務の作業スピードを速くすることでも生産性の向上は期待できますが、全体としての生産性を高めるためには、お互いの意思疎通を重視した方がいいでしょう。

 

相手に正確な内容が伝達できていないと、作業のやり直しや修正などが発生する場合もあり、生産性を大幅に下げてしまいます。

ビジネスシーンでは、相手に作業内容や事情などを正しく理解してもらい、業務の手戻りを防ぐことで、仕事の生産性を高めていけるでしょう。

 

 

ビジネスコミュニケーション能力メリット③自分の世界が広がる

ビジネスコミュニケーション能力は、自分の世界を広げるメリットを得られます。

自分と考え方や価値観などが同じ人とばかりコミュニケーションをとっていても、新たな知見を得られずに偏った世界観をもってしまいます。

 

ビジネス上では自分とは意見が合わない、価値観が違うといった相手ともコミュニケーションをとるようにしてみましょう。

人は心理的に「自分は正しい、相手が間違っている」という「思い込み」や「決めつけ」をしやすい傾向にあります。

 

しかし、ビジネスにおいては相手の違う意見にも真摯に向き合い、多角的な視点から物事を見つめ直すことで、新しい考え方や価値観に気づくこともあるでしょう。

世界観を広げることで自分の成長も促され、ビジネスシーンでも活躍しやすくなります。

 

 

 

5.まとめ

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ビジネスコミュニケーション能力の説明やメリット、コミュニケーション能力が高い人の特徴などについて解説しました。

コミュニケーション能力は、ビジネスに限らずプライベートでも必要とされますが、実践して経験を積まないと能力を高めていくのは難しいです。

 

また、無理にコミュニケーション能力を高めようとしても、失敗した場合は自己肯定感を下げてしまいます。

まずは「相手の意見をきちんと聞くようする」「結論から話すことを意識する」など小さな目標を達成することから始めていくのがおすすめです。

 

コミュニケーションや心理学に関する本を読んだり、コミュニケーション能力が高い人を観察するなどしてコミュニケーションスキルを磨いていきましょう。

 

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