1.転職や退職の挨拶メールの目的

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転職や退職をする際の挨拶メールは、お世話になった社内の方、取引先の方に感謝の気持ちを伝えることや、後任への引き継ぎをスムーズにすることが目的であり、社会人としてのマナーです。

現職で関わった方とは転職後も縁があれば一緒に仕事をする可能性もあるので、円満な関係を保てるように転職や退職の挨拶メールを送りましょう。

 

メールより口頭(対面)で挨拶が理想ですが、転職や退職をする時は引き継ぎ業務などもあり、社内の方へ個別に口頭で挨拶をしていると時間もかかり過ぎてしまいます。

社内でも親しくしていた同僚や先輩・上司には口頭(対面)で挨拶をしておいた上で、最終出社日に社内へ転職や退職の挨拶メールを送りましょう。

 

SNSで繋がっている相手は関係性にもよりますが、転職後も引き続き仕事でお世話になる場合は、転職後の仕事内容や役職なども含めて報告しておくと良いです。

 

 

 

2.転職や退職の挨拶メールを送るタイミング

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転職や退職をする際、社内と社外へ送る挨拶メールではタイミングやマナーに違いがあります。

一斉送信をする時のマナーについても詳しく解説しますので参考にしてください。

 

社内へのメール

社内への転職や退職の挨拶メールは業務連絡と違い、社内の方に「退職する旨とお世話になったお礼」を伝えることなので、最終出社日の終業間際などにメールをしておくと良いでしょう。

転職や退職の挨拶メールを送るタイミングは、会社(企業)によってマナーが違う可能性もあるので、過去に退職した方のメールを参考にしておくといいです。

 

注意したいマナーとして挨拶メールの内容に、会社(企業)や個人に対する愚痴・苦言などネガティブなことは絶対に書いてはいけません。

あくまでも一身上の都合で転職や退職をすること、仕事でお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えることのみにしましょう。

 

転職や退職後の連絡先は書いておくと親切ですが、無理をして書かないといけないわけでもありません。

なお仕事上の上司や特別にお世話になった方には、直接口頭(対面)で挨拶をしてから退社するようにしてください。

 

顔を合わせて挨拶をできなかった場合は、個別でメールを送り、転職や退職の挨拶がメールになってしまったことを一言お詫びしておくようにしましょう。

 

 

社外へのメール

社外の取引先などに転職や退職の挨拶メールを送る場合、後任者や引き継ぐ業務内容も伝えておく必要があるので、理想としては1ヵ月程前には転職の挨拶メールを送っておけると良いです。

社外への挨拶メールを転職や退職をする直前に送った場合、後任への引き継ぎもスムーズに行えず、取引先の方からの印象も悪くしてしまいます。

 

会社(企業)や自身の信頼にも関わりますので、最低でも2週間前には挨拶メールを送るようにしてください。

また社外への転職や退職の挨拶メールは、会社(企業)の業務内容などにより自身のタイミングで挨拶メールを送っていいのか判断できない場合もあり、念の為に上司と相談をしてから社外への挨拶メールを送るようにしましょう。

 

 

転職や退職の挨拶メールを一斉送信しても問題無い？

転職や退職をする際、お世話になった方には可能な限り個別で挨拶メールを送った方が良いですが、基本的に社内への挨拶メールは一斉送信でも問題はありません。

ただし、社外への挨拶メールについては、取引先に応じて個別に送った方が良い場合もありますので、上司に確認をしておきましょう。

 

転職や退職の挨拶メールを社内へ一斉送信する際は、宛先の「To」に自分のメールアドレスを入れ、送りたい方のメールアドレスは必ず全て「Bcc」に設定し、送り先のメールアドレスを見れないように配慮して送信するのがマナーです。

また一斉送信をする場合の宛名は「◯◯部の皆様」や「各位」と書くようにしましょう。

 

なお、会社(企業)の慣例によっては、転職や退職の挨拶メールを社内へ一斉送信することがマナー違反と受け取られる場合もあります。

事前に職場の先輩へ聞いたり、過去に退職した方の挨拶メールなどを確認しておき、社内の方の心証を悪くしないように気をつけましょう。

 

 

 

3.転職や退職の挨拶メールのコツ

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転職や退職をする際に送る挨拶メールのコツを3つ解説しますので参考にしてください。

 

現職や前職の不満をメールに書かない

転職や退職の挨拶メールを書く時のコツとして、現職や前職の不満は書かないことです。

転職や退職をする理由については「新しい業界で自身の能力を活かしてみたい」「目標の為に幅広いキャリアを積みたい」など前向きな理由ならば簡潔に書いてもいいですが、一般的には「一身上の都合」でも問題ありません。

 

メールを受け取った相手が不快に感じることが書かれていないか、送る前に一度チェックすることを忘れないでください。

 

 

簡潔かつポジティブに書こう

転職や退職の挨拶メールは、全体的に簡潔かつポジティブな文面を意識してください。

「転職先でも前職の経験を活かして精進していきたい」「社員の皆様からのあたたかい叱咤激励に感謝している」など好印象となるような書き方をしましょう。

 

転職や退職をした後も、ビジネスやプライベートで良い関係を保っていきたい旨を伝えておいても良いです。

挨拶メールを読む方の負担にならないように、シンプルな文章を心がけてください。

 

 

メールの件名は分かりやすく書こう

転職や退職の挨拶メールの件名は、誰からどのような用件で届いたメールなのかを一目で分かるように書いてください。

相手も自身の業務で忙しくしていると、挨拶メールを見逃してしまう場合もあります。

 

件名は「退職のご挨拶【氏名】」などのように自分の名前を入れるなどして、明確に伝わるようにしましょう。

 

 

 

4.転職や退職の挨拶メールの書き方

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転職や退職の際に送る挨拶メールの例文と書き方のポイントについて、社内向け・社外向けに解説します。

 

転職や退職の挨拶メール例文【社内向け】

転職や退職の社内向け挨拶メールの内容は、「仕事でお世話になったお礼」「今後の抱負」「社内の皆様や会社(企業)の活躍を祈っていること」の3つにポイントを絞って書いてください。

簡潔に語れるようであれば、社内で共通している思い出をエピソードとして交えると温かみのある好印象な挨拶メールとなります。

 

退職の理由は、結婚などのお祝い事以外のことであれば「一身上の都合」と書いておきましょう。

注意点として、最終出社日に送る挨拶メールに会社(企業)の署名を使うとマナー違反となります。

 

転職や退職後の連絡先を書く場合は、私用のメールアドレスと携帯番号にしてください。

社内向け挨拶メールを一斉送信する際、社内で使っているメーリングリストがあれば「Bcc」に社員のメールアドレスを設定する必要はなくなります。

 

また送別会を催していただいたり、転職や退職の記念品を受け取った場合は、必ずお礼の気持ちを一文添えてください。

シンプルな構成と色々お世話になったことへの感謝の気持ちが伝わるように、以下例文を参考にして、転職や退職の挨拶メールを書いてください。

 

 

 

転職や退職の挨拶メール例文【社外向け】

転職や退職をする際の社外向け挨拶メールは、取引先と会社(企業)の信頼関係を保つ為、自分の業務を引き継ぐ後任者の名前と連絡先などを取引先へきちんと伝えておきましょう。

取引先に挨拶メールを送るタイミングですが、退職をする1ヵ月前～最低でも2週間前には送るようにしてください。

 

社外向け挨拶メールの件名は「退職のご挨拶【株式会社◯◯ 氏名】」など簡潔に内容が伝わる文言にしましょう。

メールの本文には、明確な退職日を記し、退職理由については「一身上の都合」と書いてください。

 

挨拶メールのCCには、後任者のメールアドレスを入れておきましょう。

会社(企業)や個人への愚痴・苦言を書いたり、転職先の会社(企業)名や退職後の連絡先の記載はNGなので、注意して書いてください。

 

退職する前に直接ご挨拶に伺う予定があっても、事前にメールで退職することは伝えておくことをおすすめします。

なお、以下の例文は退職前に訪問することを想定した挨拶メールです。

 

挨拶メールだけになってしまう場合は、改めて後任者が一人で訪問する旨とメールだけの連絡になってしまうことをお詫びしておくようにしましょう。

 

 

 

 

5.まとめ

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転職や退職の挨拶メールを社内・社外へ送るタイミングとマナー、挨拶メールの例文などを解説しました。

挨拶メールは、会社(企業)の慣習やその時の状況によっても送るタイミングや内容など臨機応変な対応が求められる場合もあるので、自分で判断できない時は上司や先輩社員に相談してください。

 

上司には個別にメールを送ったり、メールだけではなく社員の皆様の前で退職の挨拶をする会社(企業)もあります。

転職や退職をする際の挨拶メールを作成する時は例文のほか、過去に退職した方のメールを参考にしてみるのもいいでしょう。

 

「立つ鳥跡を濁さず」を意識して、心証の良い挨拶メールを書くようにしてください。

 

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