スケジュール管理能力って?メリット・コツを分かりやすく解説!

2021.10.11

スケジュール管理能力はどの業種や職種で働いているビジネスパーソンにも求められる基本的なスキルです。


本記事では生産性に悩んでおり、スケジュール管理能力を上げたいビジネスパーソン向けに、スケジュール管理能力を上げるコツとスケジュール管理能力が低い人の特徴を中心に解説していきます。

 

 

 

1.そもそもスケジュール管理能力とは


スケジュール管理能力関連画像
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そもそもスケジュール管理能力とはどのような能力を指すのかを、2つの要素に分けて解説します。

 

 

 一つ一つのタスクの工数を見積る力

1つ目は「一つ一つのタスクの工数を見積もる力」です

工数は「作業完了までにかかる時間」×「携わった人数」で表される数値を指します。

 

作業時間に似ており、個人でスケジュール管理を行う場合、工数は1つのプロジェクトの完了までにかかる時間と考えてよいでしょう。

工数を見積もる力がないと、見積もりに反して作業に時間がかかり、作業の完了時間が後ろ倒しになってしまい、締め切りに間に合わなくなってしまう可能性があります。

 

 

タスクの優先度を付けられる力

2つ目は「タスクの優先度を付けられる力」です

複数あるタスクの中から何を優先するべきなのかを判断し、作業する順番を決められる能力です。

 

上手くタスクの優先度を付けることができれば、仕事をスムーズに片付け、生産性を向上させられるでしょう。

 

ただタスクの優先度を付けられる力は「タスクを把握する力」があってはじめて、意味を持ちます。

タスクを把握する力がなく、タスクを見落とした状態でタスクの優先度を付けても、仕事をスムーズに片付けることはできません。

 

これらのスケジュール管理能力が低いと、仕事をスムーズに片付けることができなくなり、評価が下がるだけでなく、プライベートの時間が失われ、ワークライフバランスが崩れる可能性もあるため、注意しましょう。

 

 

 

2.スケジュール管理能力を上げるコツ


スケジュール管理能力関連画像
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スケジュール管理能力を上げ、仕事をスムーズに片付け、生産性を向上させるためのコツを解説していきます。

 

 

アイゼンハワーマトリクスにより優先度を決める

アイゼンハワーマトリクスはタスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急ではない」「重要ではないが緊急」「重要でも緊急でもない」の4つに分けて管理する方法です。

 

4つに分けたうえで、下図のように1〜4の順番でタスクを消化していきます。

 

スケジュール管理能力関連画像
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引用:タスクの優先順位を4つに分けて管理する「アイゼンハワー・マトリクス」とは?

 

アイゼンハワーマトリクスの名称は

「私が抱える問題には『緊急』と『重要』の2種類ある。『緊急』のものは『重要』ではなく『重要』なものは決して『緊急』ではない」

という演説を行ったアメリカの第34代大統領「ドワイト・D・アイゼンハワー」に由来します。

 

 

タスクが生まれた段階でメモをする

スケジュール管理能力を高めたいのであれば、タスクの忘れてしまうことがないように、タスクが生まれた段階ですぐにメモをしましょう。

 

人間は生物学的にマルチタスクが苦手だとされています。

作業中に別のタスクが発生した場合、タスクの優先度を決めたうえで、1つずつ消化するのがおすすめです。

 

ただタスクをメモする際は、手帳にメモをするのであれば手帳に、スマホのアプリにメモするのであれば、アプリにメモするというように1箇所にまとめましょう。

普段と異なる場所にメモをすることで、メモしたにもかかわらず、メモの存在に気づかず、タスク漏れしてしまう可能性があるためです。

 

 

タスクの大体の工数見積もりする

タスクを書き出すという作業は行ったうえで、タスクの大体の工数見積もりを行いましょう。

タスクの工数見積もりをすることで、より何をするべきなのかが明確になります。

 

タスクを細分化したうえで工数見積もりを行うことで、より正確な見積もりが可能です。

 

なお慣れていない場合、タスクの工数見積もりが難しい可能性があります。

その場合、普段からタスクにかかった時間をこまめに記録することを習慣化することで、次回同様のタスクを行う際に、過去のタスクの所要時間を参考にすることで、工数を見積もることが可能です。

 

所要時間を記録する際にもタスクを細分化したうえで、記録しましょう。

 

 

常に1日に1~2時間程度のバッファを持つ

常に1日に1〜2時間ほどのバッファを持つことをおすすめします。

バッファとはビジネスシーンでは「余裕」「ゆとり」を意味する言葉です。

 

タスクの大体の工数見積もりを行ったうえで、スケジュールを組むことになりますが、見積もりよりもタスクの消化に時間がかかってしまうこともあります。

その際にバッファがないと、締め切りに間に合わなくなってしまうことがあります。

 

その日のタスクがその日のうちに終わることを確実にするためのバッファは重要です。

 

 

1日に1回タスクの消化状況を振り返る

1日に1回タスクの消化状況を振り返りましょう。

以下のポイントに着目して振り返ることをおすすめします。

 

■振り返りの際に注目するべきポイント

見積もりより長引いたタスクはあったか
予定外のタスクはあったか
会議・打ち合わせにどれくらい時間がかかったか
重要性の低いタスクにどのくらい時間がかかったか

 

見積もりより長引いたタスクがあった場合には、長引いてしまった原因を考えましょう。

そして最後に行うべきなのが、タスクの消化状況をもとにした、翌日のタスクの整理です。

 

 

 

 

3.スケジュール管理能力の低い人の特徴


スケジュール管理能力関連画像
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最後にスケジュール管理能力が低い人の特徴を解説していきます。

これらが原因でスケジュール管理能力が低くなってしまう可能性や、周りからスケジュール管理能力が低いと思われてしまう可能性があります。

 

 

PCのデスクトップ・デスク周辺が整理整頓されていない

デスクトップ・デスク周辺が整理整頓されていない人は、スケジュール管理能力が低いと予測できます。

デスクトップ・デスク周辺が整理されていないと、必要なデータファイルやモノを探すのに時間がかかり、時間を浪費してしまうでしょう。

 

またプリンストン大学神経科学研究所の研究者の調査によれば、人の脳は秩序を好み、無秩序な状態が常に目に入り続けることで、認知資源が枯渇し、集中力が低下するといわれています。

また散らかった作業環境を整理することで、集中力と情報処理能力が改善し、仕事の生産性が高まったといいます。

 

集中してタスクに取り組み、タスクの消化に必要なデータファイル・モノを探すのに時間を浪費しないように、デスクトップ・デスク周辺を整理整頓しましょう。

 

 

なんとなく受信したメールを見てしまっている時間が長い

受信したメールをなんとなく見てしまっている時間が長い人も注意が必要です。

一般的にマルチタスクが向いているのは人類の2%に過ぎず、マルチタスクを行うことで、生産性が40%低下するといわれています。

 

届いたメールが重要性と緊急性の高いメールの可能性があるため、作業中でもメールを確認するのは悪くありません。

しかし重要性と緊急性の高くないメールであれば、メールの返信のタスクのメモを済ませて、先に作業を終わらせましょう。

 

 

タスク処理の遅延が発生しがち

スケジュール管理能力が低い人は、タスク処理の遅延が発生することが多いです。

タスクの工数の見積もりが甘く、一つ一つのタスク処理が遅延し、締め切りに間に合わなくなってしまうケースがあります。

 

 

 

 

4.まとめ


スケジュール管理能力を高めることで、生産性を上げて職場での評価が高くなる効果はもちろん、仕事を早く終わらせることで、ライフワークバランスを整える効果も期待できます。

スケジュール管理能力に自信がないのであれば、本記事で紹介したコツを実践していただくことをおすすめします。

 

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