フリーランスが領収書を経費で落とす方法とは?基本的なルールとNGな事例を紹介

2022.07.30

フリーランスとして活動していると、事業を継続するためにさまざまな支払いが必要になります。
ときには事業に使うソフトや機器の購入費が、生活を圧迫する原因になることもあるでしょう。

そんなフリーランスの事業継続に必要な商品・サービスの購入費は「経費」として計上することができます。
購入した証拠を領収書などで保存しておけば、確定申告の際に経費で計上し、納税額を抑えることができるのです。
結果的に年間で必要な出費が減り、フリーランスとして活動しやすくなるでしょう。

本記事では、フリーランスにとって重要な経費とそれを証明する領収書について解説します。
既にフリーランスとして活動している方はもちろん、これから独立してフリーランスになる方は、ぜひ経費と領有書の関係性について確認しておいてください。

 

 

 

1.フリーランスにおける「経費」とは?


経費領収書関連画像
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フリーランスにとって「経費」とは、事業継続にも関わる重要な項目です。

経費の意味や活用方法を熟知することが、フリーランスとして長く活躍するためのポイントになるでしょう。

 

以下では、フリーランスにおける経費の基本について解説します。

 

そもそも経費って何?

経費とは、事業を行う上で必須となる出費、および必要となった費用のことを指します。

「これを購入しなければ仕事ができない」「今回の求人・案件には〇〇が必須」といった理由のある商品の購入やサービスの利用費が、経費として扱われます。

 

経費は多くのフリーランスにとって必要な出費であり、事業継続や発展に欠かせないでしょう。

経費を理解しなければ、フリーランスでの収入が減少する原因にもなるでしょう。

 

 

経費を証明するには領収書が必要

経費とは事業に必要な商品・サービスの購入費を意味しますが、それを証明するためには一般的に「領収書」が使われます。

いつ、どこで、何のためにその商品・サービスを購入したのかを証明するには、その場でもらえる領収書が活用できます。

 

領収書には正確な金額と日付が記載されているため、経費のためにいくら使ったのかを後々証明できる証憑になるのです。

逆に言えば、いくら経費のために使ったという事実があっても、領収書がなければそれを証明できません。

 

フリーランスとして働くのなら、普段から買い物時に「経費にできるものは領収書をもらう」という意識を忘れないように注意しましょう。

 

 

 

レシートでも経費を証明できる?

経費を証明する際には、領収書ではなくレシートでも代用できます。

そのため領収書をもらい忘れても、レシートがあれば経費の証明は可能です。

 

レシートには、商品・サービスの金額、日付、支払い先、内容(商品名)の記載が必要です。

万が一領収書をもらい忘れたときには、上記の情報が記載されているレシートを代わりに保存しておきましょう。

 

 

 

2.経費の領収書が必要になる理由


経費領収書関連画像
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経費の仕組みが分かったところで、「なぜフリーランスには経費とそれを証明する領収書が必要なのか」という点に注目します。

以下を参考に、フリーランスにとっての経費と領収書の必要性について確認しておきましょう。

 

確定申告で納税を行う際に必要

フリーランスの経費・領収書は、確定申告で納税額を算出する際の計算に必要です。

会社員ではなくフリーランスになると、毎年の所得を確定申告で税務署に伝え、その分の税金を納めなければなりません。

 

確定申告の際には、基本的に所得額(利益)で納税額が決まります。

しかし、フリーランスとして働く際に必要となった経費があるのなら、その分を売上から差し引いて計上できるのです。

 

例えば経費として年間100万円の支払いがあった場合、売上から100万円を引いた所得金額で納税する額を計算します。

300万円の売上があったとしたら、100万円の経費を計上することで、200万円分の納税で済ますことができるのです。

 

このようにフリーランスの経費は、事業における節税につなげることができます。

そのため事業に関する商品やサービスの購入を行った際には、領収書を受け取って経費として計上し、納税額を抑えることがポイントになるのです。

 

 

 

 

3.フリーランスは何でも経費にできる?


経費領収書関連画像
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フリーランスは、事業に関係あるものであれば経費に計上できます。

しかし、その一方で何でも経費にできるわけではないため、関係のないものまで計上すると税務署から問題視される可能性があるでしょう。

 

以下では、フリーランスの経費に認められるものと認められないものの事例を紹介します。

 

経費に認められる事例

フリーランスの経費に認められるものは、前提として「事業に必要なもの」でなければなりません。

例えばフリーランスとして独立する際にかかった「開業準備費」などは、必要経費として計上できます。

 

具体的な開業準備費には、以下のようなものがあります。

名刺の作成費用
ホームページのサーバー代
広告費用 など

 

開業準備費を経費として計上する場合には、一般的にフリーランスになってから半年〜1年程度が認められる期間となるでしょう。

その他、以下のような日常的に必要となる消耗品に関しても、経費として扱えます。

パソコンやスマホ、ソフト、アプリ
文房具
ガソリン代
機材などのリース料金
外注費
郵便代
スーツやクリーニング代 など

 

また、生活と関係する費用に関しても、仕事に使った分は経費として計上可能です。

具体的には、以下のような項目がフリーランスの経費に該当します。

家賃
水道光熱費
インターネットや携帯の通信費 など

 

上記のような生活に関わる費用も、フリーランスの業務に使っていることを証明できれば、経費として計上できます。

しかし、基本的に全額を経費にすることはできず、事業にかかった経費を計算する「家事按分」を行う必要があるでしょう。

 

例えば自宅で仕事をしている場合、業務に使っている部屋の面積と全体の面積を比較して、「〇〇%は事業で使っている」と家事按分することで経費にできます。

明確な計算方法や決まった数値はないため、仮に税務署から聞かれた際にきちんと経費に計上した理由を説明できるように準備するのがポイントです。

 

その他、仕事で移動や会議が必要になった場合、そこで発生した以下のような費用も経費になります。

会食費
会議室のレンタル料
タクシーや電車による移動費 など

 

フリーランスの業種次第では、上記のような経費が多くなる可能性があります。

例えば取材を行うフリーライターやフリーのカメラマンなどは、移動費などが年間で多額になるでしょう。

 

一方、フリーランスエンジニアなど、在宅での業務が浸透している仕事の場合、先に紹介した家賃や光熱費の経費が大きくなる傾向にあります。

フリーランスの業種ごとに経費として認められるものは変わるため、まずは事業に必要な商品やサービスをしっかりと理解することからはじめましょう。

 

経費にしていいのか分からない場合には、税務署に相談することでアドバイスをもらうことも可能です。

 

 

経費として認められない事例

フリーランスの経費に認められないものは、単純に「仕事に関係のない出費」です。

その商品やサービスを買わなくても事業が成立する場合には、経費として却下される可能性が高くなるでしょう。

 

例えば仕事で車を使う機会がないのなら、ガソリン代を経費にすることはできません。

趣味や遊びと判断される人付き合いにかかった費用も、経費にはならないでしょう。

 

事業に必要だと胸を張って証言できない出費は、経費として計上しないように注意してください。

また、所得税や住民税などの税金、科料・過料、罰金なども経費にはなりません。

 

その他、フリーランスの業種次第では、自分の事業では経費として認められないケースもあります。

例えばフリーランスのカメラマンにとって、写真を撮影する機材の購入費は経費になります。

 

しかし、フリーランスのエンジニアがカメラを購入しても、事業に使うことがなければ経費にはできません。

このように、フリーランスの業種ごとに認められる経費も分かれるため、自分の仕事についての理解を深めて計上する経費を選ぶのがポイントです。

 

 

減価償却資産とは?

10万円以上の購入費が必要となる高額な商品を経費にする場合には、「減価償却資産」として処理しなければなりません。

減価償却資産とは、その商品の耐用年数に合わせて、毎年少しずつ経費として計上する仕組みのことです。

 

消耗品には適用されず、例えばフリーランスエンジニアが10万円以上のパソコンを仕事のために購入した場合には、減価償却資産として経費計上を行います。

 

 

 

 

4.経費の領収書がもらえなかった場合には?


経費領収書関連画像
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先述した通り、フリーランスが経費を計上する際にはそれを証明する領収書が必要です。

しかし、うっかり領収書をもらい忘れたり、その後なくしてしまったりする可能性もあるでしょう。

 

以下からは、万が一領収書が手元にない場合に経費として計上する方法を解説します。

 

「出金伝票」を活用する

経費の領収書がもらえなかった場合には、「出金伝票」に詳細を記載して保存しておきましょう。

出金伝票とは、領収書の代わりに日付、支払い先、金額、内容(商品名)などを記載するものです。

 

領収書に記載されている内容と同等のものがきちんと記録されていれば、経費としての証明に活用できます。

出金伝票はコンビニなどで購入できますが、Excelを使って電子データとして作成し、その後印刷する形でも問題ありません。

 

電子データとして記録した場合には、確定申告の前に紙媒体に出力する必要がある点に注意しておきましょう。

出金伝票があれば領収書がなくても経費を計上できますが、あまりにも出金伝票が多すぎると、税務署の調査が入った際に怪しまれる可能性があります。

 

 

 

5.経費の領収書を保存する方法


経費領収書関連画像
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経費の金額や商品名を証明するための領収書は、確定申告のために保存しておかなければなりません。

しかし、フリーランスとして活動していると、日々の業務が忙しいあまり、つい領収書の管理が疎かになってしまうケースもあるでしょう。

 

そこで以下からは、フリーランスが経費の領収書を適切に管理する方法を解説します。

 

使った日付ごとに袋などで管理する

経費の領収書は、使った日付などで分類し、まとめて袋などに入れて管理する方法があります。

昔から行われている管理方法であり、簡単にはじめられるため領収書の管理に時間をかけられないフリーランスにおすすめです。

 

経費の領収書は確定申告時に計算のために用いられますが、添付などの必要はありません。

そのため適切に管理できていれば、そのまま保存し続けても問題がないのです。

 

一方で、毎月の領収書が多い仕事をしている場合などは、袋のようなアナログでの管理が難しくなります。

領収書の数によっては、管理方法を電子化することも検討されるでしょう。

 

 

「電子帳簿保存法」によって電子データでの保存が可能に

2022年1月から改正された「電子帳簿保存法」によって、フリーランスでも領収書の電子保存が可能となりました。

これまではスキャナーなどで領収書を電子保存する場合、事前に届出を行って許可を得る必要がありました。

 

そのため領収書の電子保存を行うハードルは高く、多くのフリーランスがアナログによる保存を余儀なくされていた面があるのです。

しかし、今回の電子帳簿保存法の改正によって、電子データとして保存しておけば、紙の領収書は必要なくなります。

 

フリーランスとして長く仕事をしていると、紙の領収書を保存するために多くのスペースが必要となるケースもあったため、電子化による対応が可能になったことにはメリットがあるでしょう。

 

 

ネットの領収書は紙で保存できなくなる点に注意

今後は改正された電子帳簿保存法に従って領収書を電子保存することになりますが、従来は認められていた「ネットで購入した商品の領収書を紙に印刷して保存する」という方法が取れなくなる点には注意が必要です。

例えばAmazonなどで事業に必要なものを購入した場合、メールなどで送られてきた領収書をプリントアウトすれば、経費として計上できました。

 

しかし、今後はそのまま電子データとして保存しておかなければならないため、ネットで事業に関するものを購入して経費にしているフリーランスはルールの変更に気をつけましょう。

ちなみに、電子帳簿保存法が改正された現在でも、実店舗で購入して領収書をもらった場合には、そのまま紙媒体で保存することも可能です。

 

 

 

 

6.まとめ


フリーランスにとって、経費とそれを証明する領収書に関する知識は欠かせません。

事前に詳細を確認し、実際にフリーランスになってから慌てることのないように備えておきましょう。

 

フリーランスは経費を上手に使うことで、節税につなげることが可能です。

一方で、ルールを無視した経費の計上は、罰則の対象となる可能性もあるため、この機会にきちんと正確な情報を確認しておいてください。

 

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本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。

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